8. Le formulaire Document

8.1. Description

La documentation scientifique des projets est composée de tous les documents originaux, produits lors de la réalisation de l’opération et des études postérieures, qu’il s’agisse de documents physiques ou de documents numériques. Ce formulaire permet d’inventorier toutes les ressources documentaires et de les lier directement à leur objet d’étude tel que l’UE ou le mobilier.

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8.2. Renseigner

Pour procéder à la création d’un nouvel enregistrement de document, il faut passer par la page d’accueil du projet et cliquer sur le bouton créer du bloc Documents, le nouvel enregistrement sera automatiquement lié au projet.

Pour créer

Le bloc dispose de deux autres boutons arrêté et photographie qui permettent d’ouvrir des fiches de saisie spécifiques à ce type de documents.

8.2.1. Les informations générales

Champs généraux:

  • Nom
  • Série
  • Dossier
  • Ensemble
  • Description
  • Catégorie
  • Nature du support : Indique précisément le type support.
  • Format : Format pour les documents sur support traditionnel ou extension informatique pour les documents numériques (.jpg).
  • Objet/lot : Permet de définir s’il s’agit d’un objet individualisé ou un lot.
  • Nombre d’éléments : Nombre d’éléments composant le lot (« 1 » pour objet).
  • Date de réalisation
  • Auteur : Individu ayant réalisé le document.
  • URL : chemin absolu pointant vers le fichier (S:\mon_dossier\mon_fichier.jpg)

Champs spécifiques à un arrêté :

  • Numéro d’arrêté
  • Date de réception

Champs spécifiques à une photographie :

  • Orientation
  • Sujet
  • Champs

8.2.2. Les UE liées

Le bloc UE liste les enregistrement concernés par ce document, un document pouvant être lié à plusieurs UE différentes.

8.2.3. Les mobiliers liés

Le bloc Mobiliers liste les enregistrement concernés par ce document, un document pouvant être lié à plusieurs mobiliers différents.

8.2.4. Les contenants liés

Un document physique (p. ex. un tirage papier) peut être placé dans un contenant tel qu’une boîte à archive A4, dans ce cas le champs Matière contenant sera égal à documentation.

Ce bloc peut lister plusieurs contenants si le document est considéré comme un lot (p. ex. toute la correspondance administrative), auquel cas il peut arriver qu’un seul contenant ne soit pas suffisant pour tout accueillir.

8.3. Supprimer

En cas de saisie erronée ou superflue, il est possible de supprimer une fiche de document en cliquant sur le bouton supprimer qui se situe à gauche du bouton Annuler.

Avertissement

Supprimer un document

Faites bien attention à ne pas juger trop vite de l’inutilité d’un document, il peut avoir été lié à d’autres UE/mobiliers pour lequel il est encore pertinent.

8.4. Exporter

Il est possible d’exporter au format CSV une sélection de documents obtenue en utilisant le moteur de recherche.

L’export disponible sous le nom Inventaire de la documentation se compose des colonnes suivantes :

  • Code opération
  • Série
  • Dossier
  • Ensemble
  • Numéro UE : compile dans une même cellule tous les numéros d’UE liées au document
  • Identifiant
  • Catégorie
  • Légende
  • Identifiant mobilier : compile dans une même cellule tous les numéros de mobiliers liés au document
  • Auteur
  • Nature support
  • Format
  • Objet/lot
  • Nombre d’éléments
  • Date de réalisation
  • Type de Contenant
  • Numéro contenant

L’export disponible sous le nom Inventaire de la documentation (pour impression) est beaucoup plus simple que le précédent, il est principalement destiné à l’intégration dans les rapports finaux d’opération et est conforme au protocole SRA :

  • Identifiant
  • Légende : cette colonne regroupe les informations des champs Série, Dossier, Détermination et Description
  • Nature support
  • Format
  • Nombre d’éléments